Inspelning av telefonsamtal: Hur gör man, vilka är fördelarna och är det lagligt?
Att spela in ett telefonsamtal är en lättnad. Det är så otroligt praktiskt! Har du glömt om ni bestämde 14 eller 15 juni? Var det klockan 10:00 eller 11:00? Bara plocka fram din inspelning och du vet direkt vad som avtalades.
Samtalsinspelning (även kallad call recording) är alltså definitivt en fördel. Men det finns några fallgropar: hur är det med GDPR-lagstiftningen? Du vet, den som sedan 25 maj 2018 har fått oss att bli överösta med cookie-meddelanden.
Det handlar om integritet.
Även om dessa cookie-meddelanden kanske börjar kännas tröttsamma, är de faktiskt mycket viktiga för oss som konsumenter. De ger dig mer kontroll över vilken information du vill dela och erbjuder bättre skydd.
Så hur spelar du lagligt in samtal, och vilka är fördelarna? Vi går igenom det med dig! ↓
Hur spelar du in telefonsamtal?
För att vara rakt på sak: du kan inte bara lyssna på eller spela in ett telefonsamtal utan en extra app. Android-telefoner och iPhones stöder helt enkelt inte denna funktion.
Det finns en mycket god anledning till detta: det finns juridiska implikationer kring att spela in telefonsamtal, och Android och iPhone vill förmodligen inte bli associerade med detta på något sätt.
Så, hur gör man det då?
Det enda du behöver för att spela in ett samtal är en extra app. Det finns olika appar tillgängliga, men du kan också använda samtalsinspelningstjänsten från Rinkel. Denna funktion, som är tillgänglig i Expert-abonnemanget, låter dig aktivera samtalsinspelning och spara dina samtal i 60 dagar, så att du kan lyssna på dem igen i Rinkel-appen.
Vill du behålla dina inspelade samtal längre än 60 dagar? Då kan du ladda ner dem från My Rinkel-miljön.
Fördelarna med att spela in ett telefonsamtal
"Hej och välkommen till Företag XYZ. Detta samtal kan spelas in för utbildningsändamål. Var god vänta, en medarbetare kommer snart att hjälpa dig."
Hur många gånger har vi hört liknande meddelanden? Stora företag använder ofta denna metod för att ständigt förbättra sina tjänster genom att analysera samtal.
Att spela in telefonsamtal var tidigare något som endast stora företag hade råd med. Anledningen var att samtalen sparades lokalt, vilket gjorde det både dyrt och kostsamt, särskilt om det rörde sig om långa samtal!
Idag lagras inspelningarna i molnet. Detta har gjort denna viktiga funktion både prisvärd och tillgänglig för små företag.
Hej och välkommen till företaget XYZ. Detta samtal kan komma att spelas in för utbildningsändamål. Vänligen vänta. Vi kommer snart att ta emot ditt samtal.
Men, förutom för utbildningsändamål: vilka andra fördelar finns det med att spela in ett telefonsamtal?
- Behöver du att en kollega tar över ett ärende? Låt din kollega lyssna på samtalsinspelningen. Det sparar både tid och ansträngning för er båda.
- Telefonavtal är också bindande. När du spelar in samtal har du bevis på att du (eller en kund) har ingått eller inte ingått ett avtal.
- Ett extra minnesstöd efter ett viktigt samtal: du behöver inte längre förlita dig enbart på dina anteckningar.
- Har du haft en intervju? Sätt på inspelningen och låt Word eller Google Docs transkribera din intervju. Det sparar en hel del tid i efterarbetet!
Hur förbättrar du din kundservice med hjälp av samtalsinspelning?
Som vi nämnde ovan kan samtalsinspelning vara ett kraftfullt verktyg för att utbilda ditt kundtjänstteam. Genom att spela in kundinteraktioner kan du ge värdefull feedback och förbättra den övergripande kvaliteten på servicen. Men hur går man tillväga?
Praktiska exempel: Inspelade samtal ger verkliga exempel på kundinteraktioner. Tränare kan använda dessa inspelningar för att lyfta fram både positiva och negativa aspekter av kundservice. Till exempel kan ett samtal som gick särskilt bra användas som en bästa praxis, medan ett samtal som gick mindre bra kan peka på förbättringsområden.
Vanliga problem: Genom att analysera inspelade samtal kan du identifiera vanliga problem eller ofta ställda frågor. Genom att förstå dessa mönster kan du utbilda ditt team för att hantera dessa problem mer effektivt, vilket leder till snabbare lösningar och nöjdare kunder.
Prestandautvärdering: Samtalsinspelningar gör det möjligt för företag att objektivt utvärdera enskilda teammedlemmars prestationer. Genom att lyssna på hur anställda hanterar samtal kan chefer ge specifik feedback och identifiera områden som behöver förbättras. Denna riktade feedback hjälper anställda att växa och excellera i sina roller.
Är det lagligt att spela in telefonsamtal?
Lagstiftningen kring att spela in telefonsamtal skiljer sig åt för konsumenter och företag. En konsument behöver inte i förväg informera om att ett samtal spelas in. Som företag måste du däremot göra detta.
Dessutom måste du som den inspelande parten själv delta i samtalet. Om du inte gör det, betraktas det som avlyssning, vilket är olagligt för privatpersoner.
Vill du veta mer om de juridiska konsekvenserna av att spela in telefonsamtal? Läs då riktlinjerna från Integritetsskyddsmyndigheten eller kontakta en jurist. Rinkel är ett telekommunikationsföretag och kan (och får) inte ge råd om juridiska konsekvenser.
När du aktiverar samtalsinspelningsfunktionen i My Rinkel godkänner du att du själv är ansvarig för att uppfylla lagkraven. Det kan låta skrämmande, men i själva verket handlar det bara om att delta i samtalet och meddela i förväg att samtalet spelas in.
TIPS: Spela in ett meddelande eller beställ en professionell röstinspelning där du meddelar detta!
Ställa in samtalsinspelning i My Rinkel
Din My Rinkel-miljö är helt anpassad efter ditt användande. Det betyder att du kan hantera allt själv på plattformen, inklusive samtalsinspelning!
Dina inspelade samtal sparas i 60 dagar i My Rinkel. Efter denna period raderas de från våra servrar och är då permanent borta. Lyckligtvis kan du enkelt ladda ner dem innan dess!
Att spela in telefonsamtal är tillgängligt för Expert-användare och fungerar med alla typer av telefonnummer. Det spelar alltså ingen roll om du har ett 010-nummer, 08-nummer eller ett lokalt nummer.
Hur du ställer in samtalsinspelning i My Rinkel hittar du i våra Vanligaste Frågor.
Obs: så länge du inte har aktiverat samtalsinspelning, spelas inga telefonsamtal in. Detta är i enlighet med GDPR-lagstiftningen. Vill du spara ett telefonsamtal som bevis, eller reflektera över det efter en diskussion? Då är detta endast möjligt om du har aktiverat samtalsinspelning i förväg.
