Hur du använder samtalskön för att erbjuda bästa möjliga service

Idag är det avgörande att erbjuda bra kundservice för att lyckas med ditt företag. Från kundens perspektiv handlar det inte bara om att lösa problem snabbt, de vill också känna sig uppskattade och respekterade. Detta påverkar direkt hur de ser på varumärket, deras lojalitet och sannolikheten att de rekommenderar det vidare. En nyckelfunktion för att säkerställa god service är samtalskön i ditt telefonsystem. I den här bloggen berättar vi hur du kan använda denna funktion för att förbättra kundupplevelsen och optimera hanteringen av samtal i ditt företag.

Samtalskön är en funktion som låter dig hantera inkommande samtal när de inte kan besvaras omedelbart. Istället för att missa ett samtal eller skicka det direkt till röstbrevlådan, väntar kunden i en kö tills en anställd är tillgänglig. Under tiden hör kunden ett informativt meddelande och, om du vill, musik som håller dem informerade och underhållna medan de väntar.

Hur förbättrar samtalskön kundservicen?

• Minskar antalet missade samtal: Genom att hålla kunderna i kön gör så att det antalet missade samtal minskar. Detta är särskilt viktigt under rusningstid, när risken att tappa samtal är större.
• Effektiv samtalshantering: Samtalskön organiserar inkommande samtal på ett rättvist sätt och säkerställer att kunderna betjänas i den ordning de ringde. Detta förbättrar effektiviteten och garanterar att inga viktiga samtal missas, vilket är avgörande för att upprätthålla goda kundrelationer.
• Förbättrar kundupplevelsen: En välhanterad kö ger en professionell väntupplevelse. Du kan hålla kunderna engagerade med meddelanden, vilket minskar den negativa upplevelsen av att vänta. Det visar att ditt företag är förberett för att hantera ett stort antal samtal utan att kompromissa med kvaliteten på servicen.

Föreställ dig att en kund ringer ditt företag under en tid med hög belastning. Utan ett kösystem är det troligt att samtalet missas eller omdirigeras automatiskt till röstbrevlådan, vilket kan skapa en frustrerande upplevelse. Men med en välkonfigurerad kö får samma kund information att den placeras i kö och lyssnar på musik och blir slutligen uppkopplad till en anställd som är redo att hjälpa. Detta förbättrar inte bara kundens uppfattning om ditt företag, men ökar också chansen att de återkommer i framtiden.

Att konfigurera samtalskön i Rinkel är en enkel process som kan ha en stor inverkan på kvaliteten på den service du erbjuder. För att göra det loggar du bara in i Rinkel-appen, går till fliken "Nummer", väljer det nummer du vill konfigurera och går in på alternativen för kö. Ställ in hur länge telefonen ska ringa innan kunden hamnar i kön (vi rekommenderar 20 sekunder). Ställ sedan in den maximala väntetiden i kön (vi rekommenderar max 5 minuter) och välj vilken musik som ska spelas under tiden. Du kan också lägga till ett inspelat meddelande som informerar kunden om att de snart kommer att bli besvarade. Slutligen, bestäm vad som ska hända om samtalet inte besvaras efter väntetiden: skicka det till röstbrevlådan, koppla bort samtalet eller vidarekoppla det till en annan kollega. Spara ändringarna, och din kö är redo.

Genom Rinkel-appen eller My Rinkel-portalen kan du justera väntetiderna, välja vilken musik som ska spelas och bestämma vad som ska ske om samtalet inte besvaras efter en viss tid. Dessutom kan du läsa mer om Rinkels funktioner för att se hur samtalskön integreras med andra alternativ, såsom valmeny och nummervisning.

• Håll kunden informerad: Använd inspelade meddelanden för att informera kunden om att dom är placerade i kö och samtalet besvaras snart. Detta minskar frustrationen och visar att du värdesätter deras tid.
• Anpassa väntupplevelsen: Välj en behaglig musik som speglar ditt varumärkes identitet. Detta gör väntan mer behaglig för kunden.
• Granska och justera regelbundet: Utvärdera prestandan för ditt kösystem och justera inställningarna vid behov. Detta säkerställer att kundupplevelsen förblir optimal och att samtalshanteringen alltid är effektiv.

Att implementera en effektiv samtalskö i ditt telefonsystem förbättrar inte bara kundnöjdheten, utan optimerar även samtalshanteringen och stärker ditt företags professionella image. Med Rinkel kan du konfigurera och anpassa din samtalskö så att den passar perfekt till ditt företags behov och dina kunders förväntningar. Upptäck mer om hur Rinkel kan hjälpa dig att erbjuda bästa möjliga kundservice.