Hoe gebruik je de wachtrij om de beste service te bieden

In het huidige bedrijfsleven is het bieden van uitstekende klantenservice essentieel voor het succes van elk bedrijf. Voor klanten betekent goede service niet alleen dat hun problemen snel worden opgelost, maar ook dat ze zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen. Dit heeft invloed op hoe ze jouw merk zien, hun loyaliteit en of ze je bedrijf aan anderen aanbevelen. Een handige manier om goede service te waarborgen, is de wachtrij in je telefoonsysteem. In dit blog ontdek je hoe je deze functie kunt gebruiken om de klantervaring te verbeteren en de communicatie van je bedrijf te optimaliseren.

De wachtrij is een handige functie waarmee je binnenkomende oproepen makkelijk kunt beheren wanneer ze niet direct beantwoord kunnen worden. In plaats van een oproep te missen of deze direct naar de voicemail te sturen, wordt de klant in een wachtrij geplaatst totdat een medewerker beschikbaar is. Tijdens het wachten hoort de klant eerst een informatief bericht om te laten weten dat de klant in de wachtrij is geplaatst, gevolgd door optionele muziek om de wachttijd aangenamer te maken.

• Vermindert het aantal gemiste oproepen: Met de wachtrij krijg je meer tijd om een oproep te beantwoorden als je even druk bent of nog bezig bent met een andere oproep. Je bepaalt zelf de maximale wachttijd in de wachtrij. Wij raden een maximum van 5 minuten aan om een comfortabele wachttijd te behouden, maar je kunt er ook voor kiezen om dit langer te maken zodat je nog meer tijd hebt om een oproep te beantwoorden.
• Efficiënt oproepbeheer: De wachtrij organiseerd binnenkomende oproep eerlijjk, zodat klanten in de volgorde van hun oproep worden geholpen. Dit verhoogt de efficiëntie en zorgt ervoor dat geen belangrijke oproep wordt gemist, wat helpt bij het behouden van goede klantrelaties.
• Verbetert de klantervaring: Een goed beheerde wachtrij biedt een professionele wachtbeleving. Je kunt bijvoorbeeld een bericht toevoegen dat afgespeeld wordt als iemand in de wachtrij wordt geplaatst, om je klanten te laten weten dat ze zo snel mogelijk geholpen zullen worden. Ook kun je muziek toevoegen. Hierdoor wordt het negatieve gevoel van wachten verminderd.

Stel je voor dat een klant je belt tijdens een drukke periode. Zonder een wachtrijsysteem is de kans groot dat de oproep wordt gemist of direct naar de voicemail gaat, wat voor een frustrerende ervaring kan zorgen. Met een goed ingesteld wachtrijsysteem ervaart de klant echter een comfortabele wachtervaring, door middel van een welkomstbericht en wachtmuziek, en wordt hij uiteindelijk geholpen door een medewerker. Dit verbetert niet alleen de klantbeleving, maar vergroot ook de kans dat de klant in de toekomst terugkomt.

Het instellen van de wachtrij van Rinkel is een eenvoudig proces dat een grote impact kan hebben op de kwaliteit van de service die je biedt. Via de Rinkel-app of de My Rinkel-portal kun je de wachttijden aanpassen, de muziek kiezen die tijdens het wachten wordt afgespeeld, en bepalen wat er gebeurt als een oproep na een bepaalde tijd niet wordt beantwoord.

De wachtrij instellen:

1. Log in op de Rinkel app of de My Rinkel-portal en ga naar 'Nummers'.
2. Selecteer het nummer waarvoor je de wachtrij wilt instellen.
3. Open de wachtrij-instellingen door naar de doorschakeling te gaan en hier op 'Wachtrij' te klikken.
4. Bepaal hoe lang iemand maximaal in de wachtrij blijft. Wij raden een maximum van 5 minuten aan.
5. Als je je beller op de hoogte wilt stellen dat hij in de wachtrij wordt geplaatst kun je een persoonlijk bericht laten afspelen. Je kunt ervoor kiezen om zelf een bericht in te spreken of een professionele voice over aan te schaffen. 
6. Bepaal of je muziek wilt laten afspelen en kies een van de beschikbare nummers.

• Houd de klant op de hoogte: speel een bericht af voor de wachtrij zodat je beller geinformeerd is over de wachtrij en het belang van hun oproep. Dit vermindert frustratie en laat zien dat je hun tijd waardeert.

• Personaliseer de wachtbeleving: Kies aangename wachtmuziek die past bij de identiteit van je merk. 
  Evalueer en pas regelmatig aan: Beoordeel de prestaties van je wachtrijsysteem en pas de instellingen aan waar nodig. Dit zorgt ervoor dat de klantervaring optimaal blijft en dat het oproepbeheer altijd efficiënt is.

Het implementeren van een effectieve wachtrij in je telefoonsysteem verbetert niet alleen de klanttevredenheid, maar optimaliseert ook het oproepbeheer en versterkt de professionaliteit van je bedrijf. Met Rinkel kun je de wachtrij instellen en personaliseren zodat deze perfect aansluit bij de behoeften van je bedrijf en de verwachtingen van je klanten. Ontdek hoe Rinkel je kan helpen om de beste klantenservice te bieden.