Fiscaal voordeel en zakelijke telefoonnummers: Hoe je als ZZP’er geld kunt besparen.

Wist je dat het hebben van een apart zakelijk telefoonnummer niet alleen je professionaliteit verhoogt, maar ook fiscale voordelen kan bieden? Uit een recente enquête die Rinkel in 2023 heeft gehouden onder zzp'ers, in samenwerking met ikwordzzp'er, blijkt dat fiscaal voordeel één van de top drie redenen is om te kiezen voor een zakelijk nummer.  

In dit artikel duiken we dieper in de financiële voordelen van het gebruik van een zakelijk telefoonnummer; Hoe kun je als zzp’er optimaal profiteren van de mogelijkheid om btw op je zakelijke telefoonkosten af te trekken. Of je nu al een zakelijk nummer hebt of overweegt er een aan te schaffen, deze gids helpt je begrijpen hoe je kosten kunt besparen terwijl je je professionaliteit een boost geeft. 

Btw-aftrekbaarheid biedt zzp’ers de mogelijkheid om de betaalde btw op zakelijke aankopen terug te vorderen van de Belastingdienst. Dit geldt voor alle btw die je als ondernemer betaalt op producten en diensten die noodzakelijk zijn voor je bedrijf. Zo dus ook de btw over zakelijke telefoonnummers en zakelijke telefoonabonnementen. Het idee hierachter is eenvoudig: de kosten voor een ondernemer worden op deze manier verlaagd, wat een gezonde bedrijfsvoering ondersteunt. 

Als zzp’er is het belangrijk om onderscheid te maken tussen zakelijke en persoonlijke uitgaven. Alleen de btw op zakelijke kosten is aftrekbaar. Dit betekent dat kosten die gemengd zijn, zoals een mobiele telefoon of auto, slechts gedeeltelijk aftrekbaar zijn op basis van het zakelijke gebruik. Het bepalen van het percentage zakelijk gebruik vereist een nauwkeurige administratie. Daarom is een apart zakelijk telefoonnummer extra handig, omdat zakelijk en privé dan al voor je gescheiden wordt. 

Een goede administratie is cruciaal voor het succesvol claimen van btw-aftrek. Alle facturen en bonnen moeten duidelijk gespecificeerd zijn en veilig worden opgeslagen.  Deze documenten moeten niet alleen de betaalde btw vermelden, maar ook duidelijk aangeven dat het om zakelijke uitgaven gaat. Bewaar bijvoorbeeld alle facturen waarop de kosten van het zakelijke nummer en de betaalde btw staan. 

Tips voor een geordende administratie: 

1. Gebruik digitale tools of apps om bonnen en facturen direct te scannen en op te slaan. Veel boekhoudprogramma's bieden tegenwoordig de mogelijkheid om bonnen via een app te fotograferen, waarna ze direct in de administratie worden opgenomen. 
2. Zorg voor een duidelijke scheiding tussen zakelijke en privé-uitgaven. Gebruik bijvoorbeeld een aparte zakelijke bankrekening en creditcard. 
3. Houd zakelijke en privégesprekken strikt gescheiden door een apart zakelijk telefoonnummer te gebruiken.

Periodieke controle door een boekhouder kan ook helpen om zeker te zijn dat alle aftrekposten correct worden geclaimd en dat de administratie voldoet aan de wettelijke eisen. 

Het voordeel van btw-aftrek op zakelijke telefoonnummers wordt duidelijk in praktijkvoorbeelden. Stel, een zzp'er schaft een zakelijk telefoonnummer aan uitsluitend voor zakelijke gesprekken en betaalt €50 per maand voor zijn zakelijke telefoonabonnement, exclusief btw. De jaarlijkse kosten van dit telefoonabonnement bedragen €726. Hierop kan de btw van 21% worden bespaard, door terugvordering van de btw. Het gaat hierbij om een bedrag van €126, waardoor de werkelijke kosten aanzienlijk verminderen. 

Een ander voorbeeld is een freelance grafisch ontwerper die drukwerk moet laten maken voor een marketingcampagne. Als de kosten €605 inclusief btw zijn, dan kan de ontwerper 21%, oftewel, €105 aan btw terugvorderen. Deze besparingen verlagen de netto kosten en verbeteren de cashflow. 

Deze voorbeelden tonen hoe btw-aftrek de bedrijfskosten kan verlagen, wat vooral voordelig is voor zzp'ers die hun operationele kosten efficiënt moeten beheren. 

Naast het fiscale voordeel dat het gebruik van een zakelijk telefoonnummer met zich meebrengt, zijn er nog twee belangrijke redenen waarom zzp'ers ervoor kiezen om een zakelijk nummer aan te schaffen: het gescheiden houden van werk en privé en het versterken van een professionele uitstraling. 

Een duidelijke scheiding tussen werk- en privégesprekken is essentieel voor het behouden van een gezonde werk-privébalans. Een zakelijk telefoonnummer stelt zzp'ers in staat om hun zakelijke gesprekken te beheren zonder dat dit ten koste gaat van hun persoonlijke leven. Met functies zoals openingstijden en doorschakeling, biedt een zakelijk nummer een praktische oplossing voor een gezond werk-privébalans.  

Een zakelijk telefoonnummer draagt bij aan de professionele uitstraling van een zzp'er. Het toont aan klanten en zakenpartners dat je een serieuze en gevestigde onderneming runt en versterkt het beeld van een betrouwbare onderneming. 

Deze aspecten, in combinatie met fiscale voordelen, maken de investering in een zakelijk telefoonnummer een verstandige keuze voor zzp'ers die hun zakelijke efficiëntie willen verhogen en tegelijkertijd hun persoonlijke leven willen beschermen. Met Rinkel houd je werk en privé eenvoudig gescheiden, wat zorgt voor minder stress, meer focus en kostenbesparing. Door deze elementen te integreren in je communicatie, creëer je een georganiseerde, productieve en professionele werkomgeving.