Tips van onze helpdesk: beter bereikbaar met Rinkel
Bij Rinkel proberen we voor iedere ondernemer die we mogen verwelkomen altijd het maximale uit de dienst te halen. Of het nu gaat om een nieuw startende “eenpitter”, of om een startup met meerdere ondernemers die vanuit huis samenwerken; Rinkel is flexibel genoeg om voor beide typen klant een oplossing te bieden.
Die flexibiliteit (en natuurlijk het gebruiksgemak) is de kracht van Rinkel en de reden waarom we (met trots!) al duizenden ondernemers hebben mogen verwelkomen.
Door die flexibiliteit kan het echter wel eens voorkomen dat een ondernemer kiest voor een nét niet optimale instelling, zonder dat ze dit zelf door hebben. Onze medewerkers van de klantenservice hebben daarom een paar veelgemaakte fouten (en natuurlijk oplossingen) voor je op een rijtje gezet. Daarnaast geven we je gelijk een paar handige tips waarmee je je bereikbaarheid verder kunt optimaliseren.
Veelgemaakte fouten
Openingstijden per ongeluk op “altijd gesloten”
Wanneer je de openingstijdenmodule voor het eerst in gebruik wilt nemen, staan de openingstijden standaard op gesloten (00:00 t/m 00:00). Let er op dat je de openingstijden niet inschakelt tot je deze daadwerkelijk hebt aangevuld, anders loop je het risico onbereikbaar te zijn.
“Uitbellen werkt niet, ik krijg alleen een oproep binnen op mijn mobiel”
Dat klopt! Om het technisch mogelijk te maken om vanaf je mobiele telefoon uit te kunnen bellen met je vaste nummer, maken we gebruik van het “Callback” principe. Eigenlijk komt het er op neer dat ons telefoniesysteem naar je mobiele telefoon uitbelt, wanneer jij opneemt verbinden wij je door met het telefoonnummer wat je wilde bellen. Bij dat doorverbinden zorgen wij er dan voor dat het gebelde nummer je vaste telefoonnummer krijgt te zien, in plaats van je mobiele nummer.
“Ik krijg een bezet toon / voicemail als ik naar mijn Rinkel nummer bel”
Bel je toevallig met hetzelfde mobiele toestel als die je in de doorschakeling van je Rinkel nummer hebt ingesteld (en heb je geen wisselgesprekken aan staan)? Dan krijg je inderdaad een bezettoon. Logisch ook als je je bedenkt dat je eigenlijk vanaf je mobiele telefoon, naar je eigen mobiele nummer aan het bellen bent. Probeer het eens vanaf een ander telefoonnummer, of zet wisselgesprekken aan. Je zult dan zien dat het nummer dan gewoon bereikbaar is :-).
Tips & tricks
Uitbellen vanuit de webbrowser
Met de Rinkel Webphone, gelanceerd in september 2021, bel je vanaf je computer. Direct vanuit je browser!
Verbeterd doorschakelen
Om optimaal bereikbaar te zijn, adviseren we onze klanten om altijd een “Geen gehoor” optie te selecteren in de doorschakelen module. Standaard wordt de verbinding met de beller namelijk verbroken wanneer je niet opneemt, dat is niet zo klantvriendelijk.
Wij adviseren je dan ook om de klant tenminste via een geluidsopname te melden dat er momenteel niemand in staat is om de telefoon op te nemen. Het mooiste is natuurlijk als de klant ook nog de mogelijkheid heeft om een bericht achter te laten.
Maak gebruik van de (gratis) wachtrij
De wachtrij is een relatief nieuwe functie en is daarom nog niet bij alle klanten in gebruik. We merken daarom dat niet alle klanten goed op de hoogte zijn van de mogelijkheden. Met een wachtrij kun je je bereikbaarheid echt verbeteren. Ben je soms niet in staat om direct op te nemen (bijvoorbeeld omdat je al een ander gesprek hebt), dan kun je er met een wachtrij voor zorgen dat de beller even blijft “hangen” tot je weer beschikbaar bent.
Je kunt er dan voor kiezen om de beller te voorzien van een wachtmuziekje (we hebben de beste voor je uitgekozen!) en eventueel een korte meldtekst afspelen (bijvoorbeeld “Op dit moment zijn alle medewerkers in gesprek, heb je nog 1 moment geduld?”).
Doorschakelen naar meerdere nummers (of naar een externe antwoordservice)
In de doorverbinden module kun je eenvoudig aangeven dat (wanneer je op je Rinkel nummer gebeld wordt) de telefoon op meerdere (mobiele of externe) nummers over moet gaan. Dat is handig als je niet alleen werkt, maar bijvoorbeeld in een klein team. Je kunt er daarbij nog voor kiezen of deze allemaal tegelijkertijd over moeten gaan, of juist 1 voor 1.
Die laatste mogelijkheid kun je overigens ook perfect gebruiken als je werkt met een externe antwoordservice (een soort telefonische receptiedienst). Vul dan simpelweg het nummer van de antwoordservice als “laatst te bellen” nummer in.
