De 7 belangrijkste time management tips voor ondernemers en zzp'ers
Er zit 24 uur in een dag. En met die 24 uur moeten we het maar gewoon doen. Klinkt simpel, toch? Als ondernemers in hart en nieren weten we dat de werkelijkheid een stuk complexer is. Als jouw onderneming je passie is, steek je hier al gauw veel tijd in. En dat is goed! Maar wat als het efficiënter en slimmer kan? Waardoor je meer bereikt in dezelfde tijd?
In het Nederlands heet dat officieel 'tijdsbeheer'. Maar dat klinkt wat oubollig. Het staat beter bekend als ‘time management’, dus laten we dat aanhouden. Er zijn verschillende opleidingen en cursussen die je leren zo slim mogelijk met je tijd om te gaan. Maar als ondernemer heb je al zo weinig tijd. Waar haal je dan nog de tijd voor een opleiding of cursus vandaan?
Daarom hebben wij dit blog geschreven. Met onze 7 beste tips & tricks over hoe jij zo efficiënt mogelijk met je tijd omgaat. Gewoon, in een paar minuten gelezen in plaats van hele dagen training. Ben jij dus ook ondernemer en wil je je tijd zo efficiënt mogelijk indelen om zo meer te bereiken op een dag? Lees dan gauw verder!
Hoe benut je je tijd zo efficiënt mogelijk als ondernemer?
Iedere ondernemer wil meer bereiken in minder tijd. Want dat maakt de weg vrij voor andere dingen, bijvoorbeeld innoveren, verbeteren of: vrije tijd. Want ook ondernemers moeten niet vergeten soms wat vrije tijd te nemen. Ook al is het maar een paar uur.
De tijd die je besteedt aan je onderneming, moet zo efficiënt mogelijk zijn. Ongeacht of het 10 uur per week is of 10 uur per dag. Daarom hebben we 7 tips voor jou op een rijtje gezet, om je time management een flinke boost te geven.
#1: Start met een plan
Een goed begin is het halve werk! En zo is het ook. Daarom is het ook zo belangrijk om je dag te beginnen met een plan. En het hoeft niet eens zo heel concreet of uitgewerkt te zijn. Al krabbel je 3 zinnetjes neer op een sticky note, je iPad of - zoals ik - in je uitwisbare boekje.
Het punt hierbij is om van te voren bepalen waar jij je op wilt storten, zodat je jezelf bij afleiding gemakkelijk weer terugtrekt naar dat wat belangrijk is vandaag. Wel handig: als je dit heel concreet en stap voor stap uitwerkt, vergeet dan niet om ook pauzes, uitloop en onverwachte zaken op te nemen. Anders zul je aan het einde van de dag ervaren dat je je doel niet kunt behalen, wat demotiverend kan werken.
#2: ‘Focus tijd’
Tegenwoordig zie je dit steeds vaker voorbijkomen in bijvoorbeeld je Outlook kalender. Het wordt dus erg aangemoedigd om focus tijd in te plannen.
Wat houdt focus tijd in? Het is eigenlijk vrij eenvoudig. Je blokt een uur of twee uur waar niemand je mag (en kan!) storen. Als je thuiswerkt is dit eenvoudig. Je zet je Microsoft Teams of Slack uit (of op stil) zodat je daar geen meldingen van krijgt. Je e-mail klik je uit en ook je telefoon leg je aan de kant. Zet wat muziek aan en knallen maar!
Wanneer je op kantoor bent, is dit wat lastiger. Collega’s storen je dan altijd wat makkelijker. Daarom is het belangrijk dit goed te overleggen met je collega’s. Denk aan een gesloten deur-regeling, of een ‘koptelefoon-regeling’, om het maar zo te noemen. Als de deur dicht is, of als je je koptelefoon op hebt, betekent dit dat je niet gestoord wilt worden. Op deze manier kun je ook op kantoor flink gas geven.
Heb je thuis niet de mogelijkheid om je volledig af te zonderen en te focussen? Plak dan bijvoorbeeld een briefje op de achterkant van je bureaustoel, ga voor die dag naar kantoor of hang een briefje op je gesloten deur.
#3: Leer pauzes te nemen
Je zult misschien wel denken: hoe heeft dit invloed op het efficiënt indelen van mijn tijd? Een pauze klinkt namelijk niet heel erg efficiënt om meer gedaan te krijgen op een dag. Maar, je weet wat ze zeggen: niets is minder waar.
Mensen zijn er niet voor gemaakt om 8 uur (of langer) aan één stuk door te werken. Dat kunnen we niet en moeten we ook niet willen kunnen. Ook al focus je je met de beste intentie voor een langere periode (lees: 3 uur, bijvoorbeeld) zul je merken dat je je na een bepaalde tijd toch echt vermoeid begint te voelen.
We hebben zo af en toe een pauze nemen, waarna we zijn uitgerust en sneller en beter weer terug aan het werk kunnen. Je productiviteit (en dus efficiëntie) nemen alleen maar toe als je gedurende de dag een aantal pauzes neemt.
Je hebt hier ook een aantal technieken voor, om op een efficiënte en gecoördineerde manier pauzes te nemen en toch productief te blijven. Denk bijvoorbeeld aan:
- De Pomodoro techniek: 25 minuten werken, 5 minuten pauze. En zo doorgaan. Om je hierbij te helpen zijn er apps op je telefoon en bijvoorbeeld in je browser, zoals bij Google Chrome. Een virtuele pomodoro-kookwekker; heel handig!
- De Flowtime techniek: Lijkt op de Pomodoro techniek, maar toch anders. Sommige mensen focussen zich liever 50 minuten op werk en om daarna 10 minuten pauze te nemen. Daar is de Flowtime techniek voor.
Oftewel: ontdek wat jouw spanningsboog is en anticipeer daarnaar. Het heeft geen zin om door te werken als je je niet kunt focussen. Dan wordt er simpelweg weinig tot niets gedaan. Na je pauze heb je weer energie voor 10 en kun je weer knallen!
#4: Niet uitstellen
Want: van uitstel komt afstel! Oké, half. Het is vaak wel zo, maar het heeft ook nog een andere reden.
Als je iets uitstelt waar je geen zin in hebt of tegenop ziet, houdt dat je tegen. Er is namelijk dat stemmetje in je hoofd dat soms vooruit denkt en je eraan herinnert, wat ervoor zorgt dat je op dat moment minder productief wordt. Omdat je weet dat je bewust aan het uitstellen bent.
Het is beter om direct in de ochtend hetgeen te doen waar je tegenop ziet, zodat je er gewoon van af bent. Je voelt je daardoor opgelucht en trots dat je het maar gelijk geklaard hebt, wat je ook meer energie geeft voor de rest van de dag. Plus, het geeft een gevoel van rust waardoor je je weer kunt focussen op een volgende taak!
#5: Gebruik time management of project management-tools
“Zoveel dingen om te doen in zo weinig tijd!” - zei iedere ondernemer ooit. Gelukkig hoef je het niet zonder hulp te doen. Er zijn namelijk tal van handige programma’s gratis(!) te downloaden. We geven je graag onze aanraders! Ze werken alle drie ongeveer hetzelfde, dus het hangt af van je voorkeur:
Deze programma’s zijn bedoeld voor teams om samen te werken, maar zijn ook ideaal voor zzp’ers. Maak lijsten aan met ‘Te doen’, ‘Mee bezig’ en ‘Klaar’ om mee te beginnen en vul dit met tickets. Zo weet je precies wat je nog moet doen en waar je mee bezig bent. Ideaal om het overzicht niet kwijt te raken.
Heb je liever geen software? Dan heb je nog de ‘gouwe ouwe’ project management-tool: het oude bekende kladblaadje waar je van alles op kunt afstrepen. Dat voelt altijd wel heel erg goed en werkt voor veel mensen ook ideaal. Iets bereiken voelt namelijk altijd goed.
#6: Besef wanneer je het productiefst bent
Iedere ondernemer en zzp’er is anders. We werken allemaal het liefst op onze eigen manier, in onze eigen tijd. De ene begint wellicht liever om 6:00, de ander pas na 16:00. Onze natuurlijke klok bepaalt dit.
Dus zoek voor jezelf uit wanneer jij je het fitst voelt en handel hiernaar. Je zult ervaren dat je een stuk lekkerder in je werk zit en productiever werkt. Zo besteed je je meest productieve uren aan je onderneming en ben je lekker druk bezig. Om zo ook tijdens je minder productieve uren rustig aan te doen: zoals telefoontjes plegen of data verzamelen. Iets waar je je hoofd minder voor nodig hebt!
Je zult ervaren dat een goede tijdsplanning, ook op deze manier, bijdraagt aan extra efficiëntie. Als ondernemer of zzp’er ben je namelijk baas over je eigen agenda. Benut dit dus ook.
#7: Stel je openingstijden in
Bij Rinkel vinden we het ook belangrijk dat jij zo efficiënt mogelijk kunt ondernemen en het beste uit je onderneming kunt halen! Daarom hebben we iets heel handigs ontwikkeld: de openingstijden-functie.
Met de openingstijden-functie binnen My Rinkel stel je in wanneer je open en gesloten bent. Zo kun je instellen dat je, wanneer je gesloten bent, al je oproepen naar de voicemail laat gaan, of laat opnemen door de antwoordservice.
Heb je standaard een dagdeel (of een paar uur) waar je gefocust bezig bent en niet gestoord wil worden? Ook dat stel je eenvoudig zelf in. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om een collega in de doorschakeling te zetten, zodat je collega tijdens die periode als enige de telefoontjes aanneemt.
Lees meer over de openingstijden functie van Rinkel.
Oefening baart kunst
Na al deze tips, is er maar een conclusie die we kunnen trekken. Want er is geen standaard manier die voor iedereen werkt. Jij werkt op je eigen manier. Probeer dus vooral deze verschillende tips uit en ervaar wat voor jou wel werkt (of juist niet). Maar geef ook niet te snel op, want je manier van werken veranderen vergt enige tijd en inspanning. Oftewel: oefening baart kunst.
Naast de openingstijden-functie hebben we bij Rinkel nog meer functionaliteiten die jouw leven als ondernemer makkelijker maken. Meer weten? Ontdek al onze functies.
