Todo lo que necesitas saber sobre la grabación de llamadas

Grabar una llamada telefónica puede ser extremadamente útil. ¿Olvidaste si habías acordado una reunión para el 14 o el 15 de junio? ¿Era a las 10:00 o a las 11:00? Solo revisa la grabación de tu llamada y sabrás inmediatamente lo que acordaste.

Grabar llamadas es definitivamente una ventaja. Sin embargo, hay algunas complicaciones: ¿qué pasa con la ley RGPD? Ya sabes, esa Ley que desde el 25 de mayo de 2018 te ha estado bombardeando con notificaciones de cookies.

Se trata de privacidad.

Porque aunque esas notificaciones de cookies pueden ser molestas, son muy importantes para nosotros como consumidores. Te dan más control sobre qué información compartes y te ofrecen más protección.

Entonces, ¿cómo grabas conversaciones de manera legal y cuáles son los beneficios? ¡Te lo explicamos a continuación! ↓

Última actualización: 22 de julio de 2024

¿Cómo grabar llamadas telefónicas?

Para ir directo al grano: no puedes simplemente escuchar o grabar llamadas telefónicas sin una aplicación adicional. Los teléfonos Android e iPhone no lo permiten de forma nativa.

Hay una buena razón para esto: hay implicaciones legales en la grabación de llamadas telefónicas y probablemente Android y iPhone no quieren estar asociados con esto.

Además, no puedes "activar" la grabación de llamadas a través de tu proveedor de servicios móviles (como Vodafone o Movistar). Actualmente, no ofrecen esta funcionalidad.

Entonces, ¿cómo lo haces?

Lo único que necesitas para grabar una llamada es una aplicación adicional. Hay varias disponibles, pero también puedes usar la función de grabación de llamadas de Rinkel. Esta función, disponible en la suscripción Expert, te permitirá activar la grabación de llamadas y almacenar tus llamadas durante 90 días para que puedas escucharlas nuevamente dentro de la aplicación de Rinkel.

¿Quieres conservar tus llamadas grabadas incluso después de 90 días? Puedes descargarlas desde el entorno de My Rinkel.

Los beneficios de grabar una llamada telefónica

"Bienvenido al departamento de servicio al cliente de la Compañía XYZ. Esta llamada puede ser grabada con fines de entrenamiento. Por favor, mantente en la línea. Un miembro del personal te atenderá pronto."

¿Cuántas veces hemos escuchado frases como esta? Las grandes empresas a menudo usan esta función para mejorar sus servicios.

Grabar llamadas telefónicas solía estar reservado para las grandes empresas debido al coste y a la complejidad de almacenar las grabaciones localmente. Hoy en día, las grabaciones se almacenan en la nube, haciendo esta función accesible y asequible para las pequeñas y medianas empresas.

Además de para fines de entrenamiento, ¿qué otras ventajas tiene grabar una llamada telefónica?

• ¿Necesitas una segunda opinión? Simplemente haz que tu compañero escuche la grabación de la llamada. Te ahorra tiempo y esfuerzo.
• Los acuerdos telefónicos también son vinculantes. Cuando grabas conversaciones, tienes prueba de que tú (o un cliente) hiciste o no hiciste ese acuerdo.
• Un recordatorio extra después de una conversación importante: te da mucha más seguridad.
• ¿Tuviste una entrevista? Pon la grabación y deja que Word o Google Docs transcriban tu entrevista. Ahorrarás mucho tiempo en la edición.

Como mencionamos antes, grabar llamadas puede ser una herramienta poderosa para entrenar a tu equipo de servicio al cliente. Al grabar las interacciones con los clientes, puedes proporcionar retroalimentación valiosa y mejorar la calidad general del servicio. Entonces, ¿cómo se hace esto?

• Ejemplos de la vida real: Las llamadas grabadas ofrecen ejemplos de interacciones con clientes. Los entrenadores pueden usar estas grabaciones para resaltar tanto aspectos positivos como negativos del servicio al cliente.
• Identificación de problemas comunes: Analizar las llamadas grabadas puede ayudarte a identificar problemas comunes o preguntas frecuentes. Al entender estos patrones, puedes entrenar a tu equipo para manejar estos problemas de manera más eficiente, llevando a resoluciones más rápidas y clientes más satisfechos.
• Revisión del desempeño: Las grabaciones de llamadas permiten a los managers revisar el desempeño de los miembros del equipo de manera objetiva. Al escuchar cómo los agentes manejan las llamadas, estos pueden proporcionar su opinión y reconocer áreas de mejora. Estae feedback ayuda a los miembros del equipo a crecer y sobresalir en sus roles.

Las leyes sobre la grabación de llamadas telefónicas difieren para consumidores y empresas. Por ejemplo, un consumidor no tiene que indicar de antemano que una conversación está siendo grabada. Sin embargo, como empresa, debes hacerlo.

Además, como parte grabadora, también debes participar en la conversación tú mismo. Si no lo haces, se considerará como interceptación telefónica, lo cual es ilegal.

¿Quieres saber más sobre las implicaciones legales de grabar llamadas telefónicas? Entonces lee la opinión de la Autoridad de Protección de Datos o contacta a un abogado. Rinkel es una organización de telecomunicaciones y no puede (y no debe) dar consejos sobre las implicaciones legales.

Cuando activas la función de grabación de llamadas dentro de My Rinkel, aceptas que eres responsable de cumplir con los requisitos legales. Esto suena algo peligroso, pero de hecho no es más que participar en la conversación y avisar de antemano que estás grabando la conversación.

TIP: ¡Graba un mensaje de voz o encarga una locución profesional anunciando esto!

Configurar la grabación de llamadas dentro de My Rinkel

Tu entorno Rinkel está completamente configurado para tu uso. Eso significa que puedes controlar tú mismo todo en la plataforma, ¡incluyendo la grabación de llamadas!

Tus llamadas grabadas se guardan en My Rinkel durante 90 días. Después de este período, se eliminan de nuestros servidores y, por lo tanto, realmente se van. Afortunadamente, puedes descargarlas fácilmente antes de entonces.

Grabar una llamada telefónica está disponible para usuarios Expert y para todos los tipos de números de teléfono. 

Lee cómo configurar la grabación de llamadas dentro de My Rinkel en nuestro FAQ.

Ten en cuenta que mientras no tengas la grabación de llamadas habilitada, las llamadas telefónicas no se grabarán. Esto, en el contexto de la legislación RGPD. Así que si quieres mantener una conversación telefónica como prueba, o reflexionar sobre ella después de una discusión, entonces esto solo es posible si has activado la grabación de llamadas de antemano.